Una fiesta grande parece lejana hasta que el calendario se llena. Empezar temprano te da más fechas para escoger y más tiempo para comparar, y las últimas semanas se van en disfrutar el plan en lugar de rescatarlo. Este es un calendario general que puedes ajustar a tu evento. Algunas etapas se empalman, y no hay problema.
De 18 a 15 meses antes: lista corta
- Escribe la fiesta que imaginas: el tipo de evento, la temporada, el tamaño aproximado de tu lista de invitados y quiénes no pueden faltar.
- Escoge dos o tres fechas posibles, con una de respaldo, porque los fines de semana más movidos se llenan primero.
- Haz una lista corta de salones y hazles a todos las mismas primeras preguntas sobre capacidad, horario y disponibilidad.
- Pregunta a tu familia y a tus amistades dónde han festejado y qué preguntarían distinto la próxima vez.
De 15 a 13 meses antes: visitas y fecha apartada
- Visita cada salón en persona. Lleva una lista y toma fotos.
- Pregunta cómo se aparta una fecha, por cuánto tiempo y qué hace falta para confirmarla.
- Pon los salones lado a lado con los mismos puntos: capacidad, horario, qué incluye, proveedores externos, estacionamiento y condiciones del depósito.
No dejes que la primera visita te apure. El salón que sí es para ti seguirá teniendo sentido cuando regreses a casa y lo platiques en familia.
De 13 a 12 meses antes: contrato
- Elige el salón y pide el contrato por escrito.
- Léelo en casa. Revisa la fecha, el horario, la capacidad, lo que incluye y las condiciones del depósito y de cancelación.
- Pregunta lo que no entiendas antes de firmar y guarda una copia de todas las páginas.
- Anota en tu calendario cada fecha de pago del contrato, con un recordatorio una semana antes.
De 12 a 9 meses antes: los proveedores grandes
Contrata primero a los proveedores que serían más difíciles de reemplazar: muchas veces la música, la foto y el video, y el servicio de banquetes.
- Contrata a tu DJ o grupo, al fotógrafo y a tu servicio de banquetes, y diles a todos cuál es el salón y la fecha.
- Confirma con el salón que acepta a cada proveedor y pregunta si necesitan enviar comprobante de seguro.
- Crea una carpeta compartida para los contratos, para que cualquiera de la familia los encuentre.
- Pregunta a cada proveedor qué necesita del salón, como contactos de luz o tiempo de montaje, para que nadie se lleve sorpresas.
De 9 a 6 meses antes: los detalles
- Escoge la decoración, el pastel, las flores y cualquier equipo rentado que no esté incluido.
- Planea cómo correrá la noche: llegada, cena, momentos especiales, baile y la última canción.
- Decide dónde se hospedará la familia de fuera y compárteles los datos.
De 6 a 3 meses antes: invitaciones
- Manda el aviso de la fecha si aún no lo has hecho, y luego las invitaciones con una fecha clara para confirmar.
- Comparte cómo llegar y dónde estacionarse, y anota las necesidades especiales, como acceso para silla de ruedas.
- Habla con cada proveedor y confirma con el salón a qué hora llega cada uno.
De 3 meses a 1 mes antes: confirmados y distribución
- Busca a quienes no han contestado y haz un primer borrador de las mesas.
- Pregunta al salón hasta cuándo puedes dar el número final de personas y qué pasa con los cambios posteriores.
- Dibuja un plano sencillo con la pista, las mesas, el escenario y la comida, y compártelo con tus proveedores.
- Confirma el saldo pendiente y su fecha de pago, tal como lo indica tu contrato.
El último mes y la semana de la fiesta
- Entrega al salón y a tus proveedores el número final de personas y un horario de una página.
- Haz un recorrido en el salón con las personas que van a coordinar. Párate donde van a estar los invitados.
- Prepara un kit pequeño: cinta, tijeras, una extensión, cargador de celular, pastillas para el dolor y copias del horario.
- Nombra a una persona de confianza que conteste las dudas de los proveedores, para que la familia disfrute.
- Revisa el pronóstico del clima unos días antes y comparte tu plan B con los proveedores.
- El día de la fiesta, llega temprano, come algo y deja que el plan haga su trabajo.
Cómo reservar con nosotros
Si tu fecha está a un año o más, es buen momento para hablar con nosotros. En Vaqueros, el salón recibe hasta 300 invitados y abre de 12 PM a 3 AM, los proveedores externos son bienvenidos y la Quinta, dentro de la propiedad, hospeda a 25 personas. Para empezar tu lista corta con una visita, agenda un recorrido o llámanos.