El clima de Texas no sigue el calendario. Una tarde calurosa puede volverse ventosa a la hora de la cena, y un cielo despejado puede cambiar en una hora. No puedes controlar nada de eso, pero sí puedes decidir con tiempo qué va a hacer tu familia. Un plan tranquilo, hecho meses antes, es mucho más fácil que uno improvisado en el estacionamiento.
Primero, el calor
Durante buena parte del año, el clima para el que vas a planear es el calor. Lo sienten primero los invitados con ropa de gala, los familiares mayores y los niños pequeños. Si una parte de tu evento es al aire libre, la sombra no es un extra, es parte del plan. El agua fría, un lugar donde sentarse y un sitio más fresco al que entrar hacen una diferencia real. Programa lo que sea al aire libre para las horas más frescas del día, y que sea breve. Fíjate de vez en cuando en los familiares mayores y los niños, porque el calor cansa más rápido de lo que admiten.
Por qué importa un espacio techado al aire libre
Un área techada al aire libre te da algo que un jardín al descubierto no puede: un lugar para estar afuera que funciona con sol, con una lluvia ligera y al final de la tarde. Ahí puede ir la bienvenida, un coctel, una ceremonia o una bendición, el pastel o, simplemente, un rincón donde los invitados platican lejos de la música. Cuando visites un salón, pregunta dónde empieza y dónde termina el techo, cuántas personas caben y si tiene iluminación y contactos.
Un lugar para la ceremonia o la bendición
Puede que quieras un momento de bendición, una ceremonia corta o una oración en familia antes de que empiece la fiesta. Es un momento tranquilo, así que necesita un espacio distinto al de la pista de baile. Pregunta si hay un lugar techado para eso, si caben sillas y si el micrófono se escucha con el viento. Piensa también por dónde entra el sol a la hora que lo planeas, para que nadie tenga que entrecerrar los ojos.
Arma un plan B
Un buen plan B es tan sencillo que todos lo pueden recordar. Define estos puntos antes del día:
- ¿Quién decide y a qué hora? Elige a una sola persona y una hora, por ejemplo dos horas antes del evento, para seguir con el plan o cambiarlo.
- ¿A dónde se pasa cada momento al aire libre? Conoce el salón, las sillas y el sonido para cada uno.
- ¿Cómo avisas a los invitados? Un mensaje corto el día anterior, o un letrero en la entrada, mantiene a todos enterados.
- ¿Qué necesitan saber los proveedores? El fotógrafo, el DJ y tu servicio de banquetes también deben conocer el plan.
- Si hay truenos o relámpagos, pasen a todos adentro y esperen a que pase.
Escribe el plan B en una sola hoja y compártela con quienes lo van a llevar a cabo. Un plan que nadie ha leído no sirve.
El horario de las fotos
Las fotos al aire libre son lo primero que se lleva el clima. Pídele a tu fotógrafo que prepare dos opciones: una afuera y otra bajo techo o adentro. Al final de la tarde suele hacer menos calor que al mediodía, y la luz es más suave. Si lo que más te importa son los retratos de la familia, tómalos primero, cuando todos están frescos y arreglados, y deja que el clima decida lo demás.
Decoración que aguanta el viento
- Usa bases con peso para letreros, arcos y arreglos de globos, o déjalos adentro.
- Evita los manteles sueltos afuera, o usa clips y pesas.
- Usa velas con protección o luces de pilas, y sigue siempre las reglas del salón sobre el fuego.
- Mantén los adornos de papel, las servilletas ligeras y las tarjetas con los nombres fuera del aire libre hasta que la gente se siente.
- Pregunta qué decoración permite el salón antes de comprarla.
Qué preguntarle a un salón sobre el clima
- Si llueve o se levanta el viento, ¿a dónde nos pasamos y quién toma la decisión?
- ¿Qué parte del espacio exterior está techada?
- ¿El espacio interior es lo bastante grande para todos si el evento entero se pasa adentro?
- ¿Se puede mover el programa si pasa una tormenta?
- ¿Qué dice el contrato si el clima afecta el evento?
Bajo techo en Vaqueros
En Vaqueros, el patio techado de la Quinta es un espacio para una bendición, muy práctico para los veranos calurosos o el clima impredecible de Texas, y el salón recibe hasta 300 invitados bajo techo. Para ver los dos antes de planear según el pronóstico, agenda una visita o llámanos.